贵定县综合行政执法局电子卷宗（档案）管理实施细则（试行）

第一条为规范本机关电子卷宗（档案）管理工作，实现电子卷宗（档案）的规范化、标准化，进一步提高综合行政执法工作的质量与效率，结合我局工作实际，制定如下规定。

第二条本细则所称电子卷宗（档案）是指各执法单位在案件办理过程中或局属各单位开展工作过程中，通过执法记录仪、摄像机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的电子卷宗（档案）。

第二章 电子卷宗（档案）管理机构及职责

第三条局机关档案室具体负责本机关电子卷宗（暂由政策法规科负责）及电子档案（暂由综合科负责）日常处理及归档管理工作，归档要求参照《贵定县综合行政执法局文件材料归档范围、保管期限表》（以下简称：文件材料归档范围、保管期限表）。

第四条电子卷宗（档案）管理应当坚持下列基本原则:

(一)统一管理。对电子卷宗（档案）管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子卷宗（档案）实行集中管理。

(二)全程管理。对电子卷宗（档案）形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子卷宗（档案）始终处于受控状态。

(三)规范标准。制定统一标准和规范，对电子卷宗（档案）实行规范化管理。

(四)安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子卷宗（档案）信息安全。

第三章电子卷宗（档案）的收集

第五条电子卷宗的收集由各执法单位负责，收集范围包括案件办理过程中的视频、录音、图片等电子资料。收集好的电子卷宗应按照一案一档要求规范整理，未移交之前应当建立保管台账，注明电子卷宗案由、时间、采集设备编号、采集人等详细信息。

第六条电子档案的收集由各单位信息员具体负责，收集范围为反映本单位主要职能活动的电子文件，详见《文件材料归档范围、保管期限表》。未移交之前由各单位信息员负责本单位电子档案的保管工作，电子档案整理应当参照《文件材料归档范围、保管期限表》分门别类进行归档管理。

第七条电子卷宗（档案）采集设备（如执法记录仪等具有录像、照相、录音等功能设备）按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，采集设备使用人员应当及时检查采集设备的电池容量、内存空间，保证采集设备正常使用，并定期进行保养维护，各单位应当建立采集设备使用台账，对采集设备进行规范管理。

第三章 电子卷宗（档案）的归档与移交

第八条电子卷宗（档案）归档与移交应当符合下列要求:

(一)各执法单位电子卷宗应在取证调查完成当日或案件办理完毕后实时归档，除特殊情况外，各执法大队电子卷宗（档案）应当在取证调查完成当日移交到局档案室，各分局在取证调查完成一周之内移交到局档案室；

(二)电子卷宗移交时，应当按照“日期+案件名称+电子卷宗类型（如图片\视频\录音）”格式进行备注，并按照一案一档要求打包附上移交清单后再移交局档案室，局档案室必须建立接收台账对接收电子卷宗的来源、案由、时间、采集设备编号、移交人等信息详细进行登记。

（三）电子档案的移交采用季度移交的形式进行，移交时各单位应当同时附上移交清单，局档案室应当建立接收台账，对接收电子档案作详细的登记。

（四）电子卷宗（档案）移交可采用U盘、硬盘拷贝等形式，涉及秘密的电子卷宗（档案）一律在涉密计算机上进行操作。同时在局档案室电脑专门设置一台涉密等级计算机专职储存涉及秘密的电子卷宗（档案）。

第九条归档电子卷宗（档案）应当按照相关管理要求进行分类和整理。

（一）归档电子卷宗应当按照年限，案件类型等细化分类，采用一案一档模式进行归档，电子档案严格按照《文件材料归档范围、保管期限表》分类方案进行分类整理，同时建立归档台账及目录，确保随时可以查询，调阅；

(二)电子卷宗（档案）应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子卷宗（档案）应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续;

(三)局档案室应定期对电子卷宗（档案）的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理;

(四)电子卷宗（档案）运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，局档案室应当将其及时迁移、转换;

(五)电子卷宗（档案）应当实行备份制度，备份方式采用光盘刻录的形式。

第四章 电子卷宗（档案）的保留期限、调取及销毁

第十条电子卷宗保管期限，一般程序案件且对社会有较大影响类或者行政处罚金额超过10万类案件电子卷宗保管期限为10年，一般程序案件电子卷宗保管期限为5年，简易程序案件电子卷宗保管期限为3年，法律规定其他特殊情况除外。

第十一条机关电子档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为5年、10年（详见《文件材料归档范围、保管期限表》。

第十二条因执法工作需要，确需再次用到已归档的电子卷宗（档案）时，调取者需履行调取手续后方可调取相应的电子卷宗（档案），使用完毕后应及时归还。

局档案室需对电子卷宗（档案）借出和归还做好严格登记。

电子卷宗（档案）的销毁应当履行有关审批手续，经单位主要负责人同意后方可销毁;涉密电子卷宗（档案）的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。

第十三条本机关纸质版卷宗参照《执法行为规范》归档管理，纸质版文件由各单位信息员参照《文件材料归档范围、保管期限表》进行归档保管，并每半年一次移交局档案室进行归档。

第五章责任监督

第十四条有下列情形之一的，由督查督办科责令限期整改;情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分，涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

(一)电子卷宗（档案）管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的;

(二)不按照规定移交、接收、归还电子卷宗（档案）的;

(三)不按照规定提供电子卷宗（档案）的;

(四)损毁、丢失、篡改、伪造电子卷宗（档案）的;

(五)擅自提供、复制、公布、销毁电子卷宗（档案）的;

(六)擅自出卖电子卷宗（档案）的;

(七)玩忽职守，造成电子卷宗（档案）损失的。

第七章 附 则

第十五条本细则由政策法规科解释。

第十六条本细则自印发之日起施行。

贵定县综合行政执法局文件材料归档范围、保管期限表