德新镇人民政府机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度

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索引号 000014349/2023-2194563 成文日期 2023-07-14
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名称 德新镇人民政府机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度

贯彻落实《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》(档函〔202258号)文件要求,健全和加强县档案馆档案整理分类工作,促进档案的规范管理,更好地为贵定县经济社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限定》,结合贵定县档案馆档案、党史研究、方志年鉴工作实际,制定本制度。

一、档案分类方案

(一)门类划分

    本馆档案门类划分为文书(WS)、科技(KJ)、会计(KU)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网站信息(WZ)、社交媒体(MT)、实物(SW11个一级档案门类;科技档案分为基建(KJ·JJ)、科研(KJ·KY)、设备(KJ·SB3个二级门类;会计档案分为财务报告(K1)、会计账簿(KZ)、会计凭证(KP)、其他(KP4个二级门类。

(二)归档整理方式

1.文书类按照《归档文件整理规则》(DA/T22)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705)进行整理。

2.科技类按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)进行整理,其中:产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。

3.会计类按照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)、《会计档案案卷格式》(DA/T39)进行整理。

4.像类按照《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78)进行整理。

5.业务数据、公务电子邮件类参考文书档案进行整理。(待上级部门相关指导意见出台后,再进行文件材料收集范围及保管期限划定)

6.网站信息类、社交媒体类,如下步本馆增加对应工作后,再进行文件材料收集范围及保管期限划定。

7.实物类按照实物类别、年度、保管期限,以件为单位进行整理。

(三)分类方法及档号结构

1.文书档案按照年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行分类。

档号结构为:全宗号档案门类代码·年度机构(问题)代码保管期限代码件号。例:0073WS·2022ZH(综合类)Y0001

2.科技档案按照年度、项目(或科研设备代字代号)、保管期限等分类项进行分类。

档号结构为:全宗号档案门类代码·年度项目(或科研设备代字代号)保管期限代码案卷号件号。例:0073KJ·JJ·2022项目(或科研设备代字代号)Y0010001。以件为单位整理的,参照文书档案执行。

3.会计档案的分类方法和档号结构参照会计档案的有关规定执行。

结构为:全宗号案卷目录号(财务报告报表K1、账簿KZ、凭证KP、其他QT·年度保管期限案卷号件号、张(页)数

4.照片、录音、录像按照年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行分类整理

档号结构为:全宗号档案门类代码·年度保管期限代码件号(张号),机构(问题)可不体现在档号中。例:0073ZP·2022Y0001

5.业务数据、公务电子邮件网站信息类、社交媒体类、实物档案按照年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行分类整理

注:(分类方法和档号结构在满足科学性、规范性情况下,可以根据实际情况予以调整)

(四)编号规范

档号按照分类方法分段组成,上、下位代码之间用(短横)连接,同一级代码之间用(小圆点)隔开。

1.全宗号:采用 4 位数字或者字母与数字的结合标识,本机关全宗号为0073

2.档案门类代码:采用2位字母标识。存在二级门类的,一、二级门类均采用2位字母标识,中间用“•”隔开。

3.年度:采用4位数字标识。

4.机构(问题)代码:采用文字或字母标识。本机关机构(问题)代码按综合类(ZH)、政工人事类(ZG)、业务类(YW)标识。  

5.保管期限代码:采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码 Y D30 D10 标识。

6.案卷号:采用3位数字标识,不足3位的前面用“0”补足。

7.件号:采用4位数字标识,不足4位的前面用“0”补足。

   二、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

1

1

上级机关召开的档案、党史研究、方志年鉴等涉及本馆职能职责工作会议、专题会议及我镇召开的会议文件材料


1.1

会议安排、批复、报告、讲话、总结、纪要、决定

永久

1.2

典型材料、代表发言、交流材料、简报

重要的永久

一般的30

2

机关联合召开会议的文件材料


2.1

我镇为主办的


2.1.1

会议安排、批复、报告、讲话、总结、纪要、决定

永久

2.1.2

典型材料、代表发言、交流材料、简报

30

2.2

我镇为协办的


2.2.1

会议安排、批复、报告、讲话、总结、纪要、决定的复制件或副本

30

2.2.2

典型材料、代表发言、交流材料、简报的复制件或副本

10

3

我镇班子会议、馆专题会议的纪要、决定、会议记录

永久

4

上级机关、上级领导检查、视察我镇工作时形成的文件材料


4.1

重要的(涉及法规性检查,上领导重要讲话,解决重大问题的)

永久

4.2

一般的

30

4.3

我镇工作汇报材料

30

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

1

5

我镇工作计划、总结、统计、调研等方面的文件材料


5.1

年度和年度以上的计划、总结、统计材料

永久

5.2

年度以下的计划、总结、统计材料

30

6

我镇编辑、编写的文件材料


6.1

我镇的大事记、组织沿革

永久

6.2

各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等

30

6.3

简报、工作信息、情况反映

30

7

我镇对人大议案及答复、政协提案及办理结果

永久

8

县委、县政府要求进行的专项工作


8.1

工作规划、计划、方案、意见等

永久

8.2

工作开展中产生的表格、统计数据、简报等

30

9

上级机关、同级机关制发的非本主管业务但要贯彻执行的文件办理结果

30

10

行政管理活动中形成的行政管理工作制度、程序、规定等文件材料

永久

11

我镇目标绩效管理考评标准、意见、办法、总结、方案等文件材料

永久

12

我镇绩效管理工作形成的一般性文件材料、备案材料

30

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

类别

WS

1

13

处理人民来信来访的文件材料


13.1

有领导重要批示和处理结果的

永久

13.2

其他有处理结果的

30

14

接待工作的计划、方案

30

15

行政管理工作中形成的审批、审查、核准中的固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)验收(评估)等文件材料

永久

16

行政管理工作中形成的审批、审查、核准中的不动产、房产、土地资源等的所有权、使用权确认的文件材料

永久

17

与有关单位签定的合同、协定、协议、议定等文件材料

重要的永久

一般的30

18

安全检查、调查记录

10

19

国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)及各类档案移交、销毁清册等文件材料

永久

2

1

党支部材料

永久

1.1

组建、成立支部的请示、批复、报告、情况

永久

1.2

党支部换届党员大会材料

永久

1.3

党支部支委构成及人员任命等

永久

1.4

党员名册、党组织关系介绍信、党员信息表

永久

1.5

党员民主评议

永久

1.6

不合格党员评议及处置材料

永久

1.7

党费收缴

永久

1.8

党员发展材料

永久

1.9

党支部计划、总结

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

2

2

党建材料


2.1

我镇年度党建工作计划、方案

永久

2.2

我镇专项党建活动工作方案、计划、总结,支部书记党建述职报告

永久

2.3

脱贫攻坚、挂帮驻村材料

永久

2.4

民主生活会材料


2.4.1

民主生活会请示、组织部批复、召开民主生活会情况报告、会议通知、议程、会议原始记录、民主生活会方案、领导班子及成员征求意见情况报告(含征求意见汇总情况)、年度民主生活会整改落实情况报告

永久

2.4.2

巡视整改专题民主生活会的整改措施落实情况报告,领导班子对照检查材料、领导班子成员个人发言提纲、领导班子成员之间相互批评的意见、领导班子整改方案、领导班子成员个人整改措施(整改清单)等

永久

2.5

党支部组织生活会材料通知、支委委员及班子成员发言提纲、民主评议汇总表、党支部书记述职材料、召开组织生活会情况总结、报告等

永久

2.6

领导班子成员上党课、月主题党日活动及其他党建重要工作材料

永久

3

共青团、工会、妇联等群团组织工作活动中形成的文件材料


3.1

工作报告、总结,换届选举结果

永久

3.2

重要专项活动的报告、总结等

永久

3.3

团员、工会会员、妇联成员名册,批准加入团、工会、妇联组织的文件材料

永久

3.4

情况反映、工作简报

10

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

2

4

党风廉政建设和反腐败工作材料

永久

4.1

单位党风廉政建设工作计划、总结

永久

4.2

其他党风廉政建设专题教育方案、计划等

永久

4.3

领导班子个人有关事项报告

永久

4.4

领导班子及成员述职述廉述德(述责)报告

永久

4.5

主要领导党风廉政建设工作述职报告

永久

4.6

领导干部出国出境证明等

永久

4.7

单位其他党风廉政建设重要资料

永久

4.8

主要领导党风廉政建设工作述职报告

永久

5

机构编制、干部人事等文件材料

永久

5.1

上级机关制发的关于本机构设置、人员编制等文件材料

永久

5.2

机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用作废等文件材料

永久

5.3

人事工作制度、规定、办法等文件材料

永久

6

涉及我镇人事任免的文件材料

永久

7

先进集体、劳动模范、先进工作者等文件材料

永久

8

职工受处分的文件材料

永久

9

有关职工录用、转正、聘任、调资定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡抚恤等文件材料

永久

10

干部职工名册、人事考核、职称评审工作等文件材料

永久

11

有关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久

12

干部年度统计报表

永久

13

干部年度考核材料

永久

14

干部教育培训的计划、总结等文件材料

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

3

档案业务工作


1

上级机关制发的属于我镇主管档案业务的具有政策性、方针性、法规性的文件材料

永久

2

上级机关制发的属于我镇主管档案业务的一般文件材料

30

3

档案行政许可事项登记表

永久

4

档案行政管理、执法活动中形成的文件材料


4.1

档案行政管理工作制度、程序、规定等文件材料

永久

4.2

档案行政执法检查及档案年检情况汇总、通报、整改通知等文件材料

永久

5

档案行政处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

重要的永久

一般的30

6

我镇档案法制工作计划、总结

永久

7

我镇关于档案宣传、展览的工作材料

重要的永久

一般的30

8

档案专业技术交流文件材料(重要业务问题)

30

9

我镇关于机关、企事业单位档案工作达省级标准认定核准材料

永久

10

以我镇档案业务工作名义召开的全县档案业务工作现场会、专题研讨会等文件材料

30

11

参加上级机关有关档案业务工作会议的文件材料

30

12

我镇起草的有关档案业务工作的文件材料

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

13

我镇藏档案«全宗名册»

永久

14

我镇藏档案管理规范及实体分类方案

永久

15

档案、资料的接收与征集工作


15.1

征集、接收档案资料的通告

30

15.2

档案被接收单位名册

永久

15.3

接收征集档案资料办法、范围

永久

15.4

接收档案进馆计划表、档案资料征集计划

30

15.5

档案接收、档案资料征集工作总结

30

16

档案馆编研材料(全县大事记、组织沿革等)

永久

17

档案利用工作文件材料


17.1

档案利用基本信息登记表

30

17.2

档案资料利用典型实例汇编

永久

18

档案、资料的安全防护工作


18.1

库房环境安全(含电子监控、全自动灭火等设备)的检查记录台账、报告

10

18.2

我镇藏档案虫、霉检查记录簿及消毒计划、实施情况等文件材料

10

18.3

库房温湿度年分析报告

30

19

档案的鉴定、开放和统计工作


19.1

我镇藏档案鉴定工作的组织、计划、总结、记录单、销毁清册、登记表、审批表、监销单等

永久

19.2

档案划工作的计划、总结、登记表、统计表及开放档案审批文件等

永久

19.3

各种统计台账

年度以上的永久

年度以下的30

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

党史研究工作


1

上级党史部门下发的有关党史方面的政策、法规和重要的文件材料。

永久

2

国家、省、州党史部门领导对本县党史工作的重要指示、批示。

永久

3

本单位有关党史方面重要问题的请示和上级的批复、批示。

永久

4

本单位有关党史方面重要的报告、总结、年度性综合统计报表等材料。

永久

5

其他同级部门、下级单位有关党史方面重要问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

永久

6

本单位出台有关党史方面的法规性、政策性文件材料。

永久

7

本单位编纂党史著作的工作方案、框架设计方案,成立的编纂领导小组、编辑部等文件资料。编纂完成的书籍。

永久

8

本单位编纂党史著作工作中,向县委、县政府及上级党史部上报的有关党史重要工作报告、请示。

永久

9

各单位盖章上报的党史著作的稿件,包括执政纪要稿件等。

永久

10

党史著作审稿会形成的审稿意见。

永久

11

本单位与其他部门联合行文,以本单位为主办单位的党史方面重要文件材料。

永久

12

向社会征集和单位、个人捐赠的具有保存价值的史料,包括实物、纸质材料、图片等。

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

13

口述历史采集中具有保存价值、历史研究价值的文字、图表、声像等形式记录的材料。

永久

14

党史作品审查形成的资料,包括审查的党史书籍、音像原件以及反馈的意见、批复、回复函等。

永久

15

组织开展重大党史事件及重要党史人物纪念活动、学术研讨会形成的理论研究文章、汇编等。

永久

16

党史专题研究中具有保存价值的研究文章、调研报告等

永久

17

本单位制发或代拟以县委办或政府办下发的《中共贵定县委执政纪要》组稿通知。

30

18

开展党史工作中,一般性的工作安排通知、函件材料。

30

19

本单位与其他部门联合行文,本单位为协办单位的党史方面的重要文件材料。

30

20

上级史志部门要求执行的一般性文件材料。

30

21

上报的一般性党史工作资料、统计报表,阶段性一般工作报告,半年工作进度报表等材料。

30

22

在编纂党史著作工作中,形成的分纂稿件或改编完成的初稿。

30

23

本单位领导在上级组织召开的党史工作会上的经验发言材料。

30

24

上级、同级部门、下级单位有关党史方面一般问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

30

25

召开有关党史工作安排会议的材料。

30

26

有关党史工作信息、简报。

30

27

上级要求上报的临时性一般统计报表、月、季工作进度报表。

10

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

WS

地方志工作


1

上级史志部门下发的有关史志方面的政策、法规和重要的文件材料。

永久

2

上级史志部门制发的有关方志年鉴的重要文件材料。

永久

3

国家、省、州史志部门领导对本县史志工作的重要指示、批示。

永久

4

我镇有关史志方面重要问题的请示和上级的批复、批示。

永久

5

我镇有关史方面重要的报告、总结、年度性综合统计报表等材料。

永久

6

其他同级部门、下级单位有关史志方面重要问题的来函、请示与我镇的复函、批复等文件材料。

永久

7

我镇出台有关史志方面的法规性政策性文件材料。

永久

8

我镇编纂年鉴、方志的工作方案、框架设计方案,成立的编纂领导小组、编辑部等文件资料。编纂完成的书籍。

永久

9

我镇编纂方志年鉴书籍工作中,向政府、县委上报的有关方志年鉴重要工作报告、请示。

永久

10

各单位盖章上报的方志、年鉴稿件。

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

类别

文书档案


11

方志年鉴审稿会形成的审稿意见。

永久

12

我镇与其他部门联合行文,以本单位为主办单位的史志方面重要文件材料。

永久

13

我镇制发或代拟以县委办或政府办下发的方志年鉴组稿通知。

30

14

我镇开展方志年鉴工作中,一般性的工作安排通知、函件材料。

30

15

我镇与其他部门联合行文,本单位为协办单位的史志方面的重要文件材料。

30

16

上级史志部门要求执行的一般性文件材料。

30

17

我镇上报的一般性方志年鉴工作统计报表,阶段性一般工作报告,半年工作进度报表等材料。

30

18

我镇在编纂方志年鉴工作中,形成的分纂稿件或改编完成的初稿。

30

19

我镇领导在上级组织召开的方志年鉴工作会上的经验发言材料。

30

20

其他同级部门、下级单位有关史志方面一般问题的来函、请示与本馆的复函、批复等文件材料。

30

21

我镇召开有关方志年鉴工作安排会议的材料。

30

22

有我镇关方志年鉴工作信息、简报。

30

23

上级要求我镇上报的临时性一般统计报表、月、季工作进度报表。

10

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

KJ

JJ

1

可行性研究、任务书


1.1

项目建议书及其报批文件

永久

1.2

项目选址意见书及其报批文件

永久

1.3

可行性研究报告及其评估、报批文件

永久

1.4

项目评估包括借贷承诺评估、论证文件

永久

1.5

环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

永久

1.6

设计任务书、计划任务书及其报批文件

永久

2

设计基础文件


2.1

工程地质、水文地质、勘察报告,地质图,勘察记录,化验、试验报告,重要土、岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

3

设计文件


3.1

总体规划设计

永久

3.2

方案设计

永久

3.3

初步设计及其报批文件

永久

3.4

技术设计

永久

3.5

施工图设计

长期

3.6

工程设计计算书

长期

3.7

设计评价、鉴定及审批

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

KJ

jj

4

项目管理文件


4.1

征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.2

建设前原始地形、地貌的状况图、照片

永久

4.3

招标投标、承发包合同协议

永久

4.4

中标通知书

永久

4.5

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

永久

5

竣工验收文件


5.1

项目竣工验收报告

永久

5.2

工程设计总结

永久

5.3

工程施工总结

永久

5.4

工程监理总结

永久

5.5

项目质量评审文件

永久

5.6

工程现场声像文件

永久

5.7

工程审计文件、材料、决算报告

永久

5.8

环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件

永久

5.9

竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

永久

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

KJ

SB

1

招投标、采购合同、协议等文件材料

永久

2

工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

长期

3

产品检验、包装、工装图、检测记录

长期

4

设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明

长期

5

设备、材料装箱单、开箱记录,工具单,备品备件单

长期

6

设备图纸、使用说明书、零部件目录

长期

7

设备测绘、验收记录及索赔文件

长期

SW


1

我镇获得的奖牌、奖章、奖状、奖杯、锦旗、证书等

永久

2

县级(含)以上

3

县级以下

10

4

我镇在公务活动中收到的字画作品、礼品、纪念品等

重要的永久

一般的10

5

我镇机构变动中停止使用的印章、牌匾(衔牌)等

6

我镇产生及社会各界捐赠的其他具有重要保存价值的实物

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

KU

会计

凭证

KP

1

原始凭证

30

2

记账凭证

30

3

汇总凭证

30

簿

KZ

1

总账

30

2

明细账

30

3

日记账

30

4

辅助账簿

30

财务报告类

K1

1

年度财务报告(决算)

永久

2

月、季度财务报告、报表

10

QT

1

会计移交清册

永久

2

会计档案保管清册

永久

3

会计档案销毁清册

永久

4

银行余额调节表

5

5

银行对账单

5

德新镇文件材料归档范围、保管期限表

分类方案

序号

保管期限

门类

类别

YX

照片ZP、录音LY、录像LX

1

我镇主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片、录音、录像材料

2

我镇基建项目、科研项目的照片、录音、录像材料


2.1

重点项目

2.2

一般项目

30

3

上级领导和社会知名人士参加与本馆有关的重大公务活动的照片、录音、录像材料

4

我镇劳动模范、先进人物及其典型活动的照片、录音、录像材料


4.1

县级(含)以上

4.2

县级以下

30

5

我镇历届领导班子成员的证件照片

6

记录我镇区域内重大事件的照片、录音、录像材料

7

其他具有重要保存价值的照片、录音、录像材料